Mettre en avant la valeur de notre partenariat technologique
Introduction – L’Afrique à l’ère de la donnée
Dans un contexte où la donnée est devenue le carburant de l’économie moderne, les entreprises et administrations africaines se heurtent à un défi majeur : comment gérer efficacement des volumes croissants d’informations, souvent dispersées entre documents papier et fichiers numériques non structurés ?
Cette problématique touche tous les secteurs :
• Banques, avec leurs millions de dossiers clients et transactions.
• Assurances, avec la gestion des polices, avenants et sinistres.
• Administrations publiques, avec leurs archives d’état civil, fiscales et foncières.
Les solutions traditionnelles d’archivage montrent leurs limites. Les simples systèmes de GED mal intégrés échouent souvent à apporter l’agilité attendue.
C’est pour répondre à cette urgence que MyDoc, entité d’Africa Venture Group, a choisi de s’associer à M-Files, une solution GED innovante classée parmi les leaders mondiaux. Ensemble, nous proposons une approche hybride, combinant la rigueur de l’archivage physique et la puissance d’une gestion documentaire électronique intelligente.
Partie 1 – Les défis actuels de la gestion documentaire en Afrique
1.1 Le poids du papier
Dans une banque commerciale africaine, un seul dossier de crédit peut contenir plus de 200 pages. Multipliez cela par des milliers de crédits, et vous obtenez des salles d’archives saturées. Les conséquences :
• Dossiers égarés.
• Retards dans le traitement.
• Coûts exponentiels en stockage et sécurité.
1.2 Des fichiers numériques dispersés
Beaucoup d’organisations utilisent déjà des outils comme SharePoint, OneDrive ou Google Drive, mais sans véritable stratégie documentaire. Résultat :
• Doublons.
• Difficultés à retrouver une version fiable.
• Risques de non-conformité.
1.3 Une pression réglementaire croissante
Les régulateurs (COBAC, CIMA, autorités fiscales, ministères) exigent une traçabilité et une conservation stricte. Les entreprises incapables de présenter rapidement des documents s’exposent à:
• Des sanctions.
• Une perte de confiance.
• Des litiges coûteux.
Partie 2 – Pourquoi une solution hybride est indispensable
2.1 L’Afrique ne peut pas “sauter” brutalement au tout numérique
Contraintes budgétaires, infrastructures réseau parfois limitées, culture encore très orientée papier : tout impose une transition progressive.
2.2 La complémentarité entre physique et numérique
Une solution hybride permet de :
• Réorganiser l’archivage physique existant (plan de classement, calendrier de conservation).
• Numériser progressivement les documents critiques.
• Déployer une GED puissante capable de gérer à la fois les scans et les documents nativement numériques.
Partie 3 – M-Files : la technologie au service de l’Afrique
3.1 Une GED intelligente
M-Files ne se contente pas de stocker les documents, il reconnaît leur contenu.
• Recherche plein texte grâce à l’OCR.
• Classement automatique basé sur des métadonnées.
• Suivi en temps réel des accès et modifications.
3.2 Sécurité et conformité
Gestion fine des droits d’accès par profil.
• Conformité aux normes ISO 15489, RGPD et exigences locales.
• Sauvegarde et continuité d’activité.
3.3 Intégration fluide
M-Files s’intègre aux systèmes existants : ERP bancaire, CRM assurance, intranet d’administration. Cela évite de bouleverser les habitudes des utilisateurs.
Partie 4 – La valeur ajoutée de MyDoc
4.1 Une expertise locale
Nous comprenons les réalités africaines : budgets contraints, infrastructures parfois limitées, ressources humaines à former.
4.2 Une méthodologie progressive
Nous accompagnons nos clients avec une approche par étapes :
1. Audit documentaire.
2. Réorganisation de l’archivage physique.
3. GED pilote avec M-Files sur un service clé (Finance, RH, marchés publics).
4. Dématérialisation progressive.
5. Intégration complète et automatisation.
4.3 Un accompagnement complet
Formation d’archivistes internes.
• Support continu.
• Transfert de compétences pour garantir l’autonomie.
Partie 5 – Cas pratiques et exemples
Exemple 1 – Banque commerciale d’Afrique centrale
Problème : des semaines pour traiter un crédit.
Solution : numérisation progressive + M-Files GED connectée au core banking.
Résultat : délai de traitement réduit à 72h, conformité renforcée.
Exemple 2 – Compagnie d’assurance en Afrique de l’Ouest
Problème : sinistres bloqués par manque de dossiers complets.
Solution : workflow automatisé via M-Files, GED pour centraliser tous les documents clients.
Résultat : règlement moyen d’un sinistre en 7 jours au lieu de 30.
Exemple 3 – Administration publique en Afrique de l’Est
Problème : registres fonciers dispersés, difficultés de délivrance.
Solution : numérisation prioritaire + GED interconnectée avec les services fiscaux.
Résultat : délivrance de titres en moins d’une semaine, crédibilité accrue auprès des investisseurs.
Partie 6 – Bénéfices pour les organisations africaines
• Banques : conformité réglementaire, efficacité accrue, meilleure expérience client.
• Assurances : réduction des coûts de gestion, fidélisation client, transparence accrue.
• Administrations publiques : amélioration de la gouvernance, accès citoyen facilité, transparence renforcée.
• Santé : dossiers médicaux sécurisés et continuité des soins.
• Énergie & télécoms : meilleure gouvernance contractuelle et réduction des risques.
Partie 7 – Pourquoi choisir MyDoc & M-Files
• Expertise locale et sectorielle : focus banques, assurances, administrations publiques.
• Technologie de pointe : GED intelligente reconnue à l’international.
• Approche progressive : réaliste, adaptée aux contraintes africaines.
• Accompagnement humain : formation, suivi, support de proximité.
Conclusion – L’avenir de la gestion documentaire en Afrique est hybride
Le futur des organisations africaines ne se joue pas uniquement dans les innovations financières ou technologiques, mais dans leur capacité à gérer efficacement l’information.
Avec M-Files et MyDoc (Africa Venture Group), les entreprises africaines disposent d’une solution hybride, puissante et réaliste, qui respecte leurs contraintes tout en les propulsant vers la compétitivité et la transparence.
Prenez rendez-vous dès aujourd’hui
Pour discuter de vos besoins et explorer comment MyDoc et M-Files peuvent transformer vos archives:
• Email : wecare@mydoc.cm | Opsteam@africaventuregroup.com
• Téléphone direct : +237 6 999 1 999 0
• WhatsApp & International : +1 832 997 6205
• Réservez un rendez-vous : https://zcal.co/kounga/exchange