ORGANISEZ VOS ARCHIVES PHYSIQUES AVEC MYDOC

Si “VOTRE ENTREPRISE” privilégie l’archivage physique et confie l’accompagnement à MyDoc, l’enjeu est de professionnaliser, sécuriser et industrialiser l’archivage pour gagner : espace, temps, traçabilité, conformité, et capacité de restitution (audit / contrôle / litige). Voici un processus complet, très opérationnel, avec des étapes claires et des livrables attendus.

2) Gouvernance projet (dès le départ)

1) Objectif du projet “Archivage Physique “VOTRE ENTREPRISE” x MyDoc”

Mettre en place un Système d’Archivage Physique moderne :

classement standardisé et durable (référentiel unique)
traçabilité totale (où est chaque dossier ? qui l’a sorti ? quand ?)
accès et restitution rapides (SLA)
sécurité (accès, confidentialité, incendie, humidité, nuisibles, sinistre)
conformité et gouvernance (durées de conservation, sort final, preuves)

Côté “VOTRE ENTREPRISE”

Sponsor (DG/DAF/Secrétariat Général) : arbitrage
Point focal Archives : opérationnel métier
DSI (optionnel) : si on met un registre digital de traçabilité
Référents métiers (Achats, Finance, RH, Juridique, Exploitation)

Côté MyDoc

Chef de projet (pilotage + planning + qualité)
Archiviste / Records Manager
Équipe traitement (tri, inventaire, conditionnement, indexation)
Qualité & sécurité (contrôles, procédures, audit interne)

3) Processus et étapes (la trajectoire la plus efficace)

Actions

• validation des sites concernés (siège, agences, magasins, etc.)

• cadrage des fonds : quels types d’archives ? quelles périodes ?

• règles d’accès (confidentiel / très confidentiel)

• choix du mode : archivage sur site vs externalisé MyDoc (ou hybride)

• plan de continuité (comment on travaille pendant le projet) Livrables

• Charte projet + RACI + planning macro

• Périmètre Vague 1 + Vague 2

• Liste des directions + référents

• Plan HSE / sécurité (manutention, poussière, confidentialité)

Phase 1 — Diagnostic terrain & état des lieux (1–2 semaines)

But : comprendre le “réel” : volumes, qualité, risques, urgences. Actions

• visite des zones d’archives (bureaux, magasins, conteneurs, caves)

• estimation volumétrique (ml = mètres linéaires), types de contenants, état physique

• identification des “fonds critiques” (contrats, dossiers sinistres, fiscalité, RH…)

• analyse risques : humidité, feu, accès libre, perte, mélange de séries Livrables

• Rapport état des lieux + photos + risques

• Cartographie des fonds par direction / site

• Recommandation : priorité (quick wins) + plan par vagues

Phase 2 — Référentiel d’archivage & plan de classement (1–2 semaines)

But : créer le “système” qui rend l’archivage exploitable (sinon c’est juste du stockage). Actions

• définition des séries documentaires (ex : Achats, Comptabilité, RH, Contrats, Sinistres, Logistique…)

• définition des règles de nommage (codes, année, service, type, numéro)

• définition de la codification des boîtes (ex : TRX-FIN-2023-INV-0001)

• définition du plan de repérage (rayonnage, travées, niveaux)

• définition des durées de conservation + sort final (conserver / éliminer / transférer) Livrables

• Plan de classement officiel “VOTRE ENTREPRISE” (version 1.0)

• Tableau de gestion (durées de conservation)

• Standard boîtes + étiquettes + code-barres/QR (si retenu)

• Procédures : versement, consultation, prêt, retour, élimination

Phase 3 — Tri, élimination contrôlée, préparation (2–6 semaines selon volume)

But : réduire le stock inutile, sécuriser ce qui doit l’être, préparer le traitement industriel. Actions • tri : doublons, brouillons, documents sans valeur

• séparation par séries et années

• élimination avec visa (procès-verbal / bordereau d’élimination)

• dépoussiérage léger, reconditionnement (chemises, sous-chemises)

• regroupement “dossier complet” Livrables

• Bordereaux de tri

• PV d’élimination (signé) + liste des éliminés

• Lots prêts à inventorier et boxer Important : l’élimination doit être contrôlée et traçable, sinon risque juridique/audit.

Phase 4 — Inventaire, indexation & boxing (industrialisation) (4–10 semaines)

But : rendre chaque boîte retrouvable en minutes. Actions

• création des boîtes normalisées

• étiquetage (code unique) + description (série, année, contenu)

• inventaire niveau “boîte” (minimum) ou niveau “dossier” (si exigé)

• saisie dans un registre d’archives (Excel structuré / outil MyDoc) Livrables

• Inventaire complet (registre) + dictionnaire des champs

• Boîtes codifiées et rangées selon le plan

• Tableau de correspondance (ancienne localisation → nouvelle localisation)

Phase 5 — Mise en place du local d’archives & stockage sécurisé (1–3 semaines) But : professionnaliser le stockage (conservation + sécurité + accès). Actions

• organisation du local : rayonnages, zones, circulation, signalétique

• conditions de conservation : ventilation, humidité, protection incendie

• contrôle d’accès (clé, badge, registre visiteurs)

• plan de secours (sinistre : feu/eau) Livrables

• Plan d’implantation du magasin d’archives

• Registre d’accès + règles de sécurité

• SLA interne : délai de restitution standard (ex : 2h, 24h)

Phase 6 — Processus d’exploitation : prêt, retour, traçabilité (immédiat)

But : faire vivre l’archive sans chaos. Actions

• procédure de demande (mail/formulaire) + validation (si doc sensible)

• enregistrement des sorties/retours

• suivi des documents “en circulation”

• relances automatiques (hebdo) Livrables

• SOP exploitation : Demande / Sortie / Retour / Litige

• Registre de circulation (traçabilité)

• Reporting mensuel (demandes, délais, documents en retard)

Phase 7 — Contrôle qualité & réception (1 semaine puis continu)

But : garantir que tout est correct et durable. Contrôles

• échantillonnage inventaire vs boîtes physiques

• conformité étiquettes, codes, séries

• test de restitution (10 demandes réelles → mesurer le temps)

• contrôle sécurité (accès, restrictions) Livrables

• PV de réception (par vague)

• Rapport QA + plan de correction • KPI baseline + KPI après (temps de recherche, taux d’erreur)

4) Mode “par vagues” (recommandation gain de temps) Pour éviter de bloquer l’entreprise, MyDoc propose :

• Vague 1 (Quick win) : Finance + Contrats + Juridique (ou zone critique)

• Vague 2 : Achats + Logistique

• Vague 3 : RH + Administratif + autres Chaque vague suit : tri → boxing → inventaire → rangement → réception.

5) Livrables clés que MyDoc doit fournir à “VOTRE ENTREPRISE” (pack complet)

1. Charte projet + RACI + planning

2. Plan de classement + tableau de conservation

3. Procédures (SOP) : versement, consultation, prêt/retour, élimination

4. Inventaire (registre) + localisation magasin

5. PV d’élimination + PV de réception

6. KPI + reporting mensuel d’exploitation

6) Option “bonus” très utile (sans basculer en GED complète)

Même si “VOTRE ENTREPRISE” privilégie le physique, je recommande un registre digital minimal (très simple) : • inventaire des boîtes • localisation • journal de circulation (prêt/retour) • codes QR / codes-barres (option) 👉 Ça ne change pas la stratégie “physique”, mais ça double la performance (retrouver vite + tracer).

Yannick KOUNGA

CEO, AFRICA VENTURE GROUP | MYDOC